BAB II C. Sistim Pelayanan Perpustakaan
"Pelayanan adalah suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi
dalam interaksi langsung antara seseorang dengan orang lain atau mesin secara
fisik, dan menyediakan kepuasan pelanggan."[1] Sebuah
perpustakaan yang sehat antara lain dapat diamati dari sudut kinerja yang
mekanistis, proporsedural, dalam suasana yang harmonis. Pada gilirannya akan menunjukkan citra yang baik dari
pandangan masyarakat. Semua itu memerlukan proses, kerja keras, yang
berlangsung berkelanjutan. Dan ini semua tertuang dalam sistim pelayanan
perpustakaan.
Perpustakaan terdiri
atas unsur tempat, bahan dan koleksi, pustakawan dan pemakai yang saling
berkaitan dengan unsur-unsur yang lain. Unsur tempat dan koleksi adalah salah
satu syarat penting untuk menarik perhatian masyarakat supaya mengunjungi
perpustakaan. Sedangkan tempat dan koleksi yang baik hanya akan terwujud jika
dikelola oleh sumber daya manusia yang memadai yaitu pustakawan. Maka hal itu
merupakan sisitem pelayanan perpustakaan.
Dalam pelayanan
perpustakaan, kegiatan yang harus dilaksanakan adalah kegiatan pembaca.
"Kegiatan pembaca merupakan kegiatan pemberian pelayanan kepada pengunjung
perpustakaan dalam menggunakan buku-buku dan bahan-bahan pustaka lainnya."[2] Pengunjung perpustakaan
perguruan pada dasarnya meliputi mahasiswa, dosen, tutor, dan anggota staf
perguruan lainnya.
Pada intinya
pelayanan pembaca itu ada dua macam :
- Pelayanan Sirkulasi
"Pelayanan
sirkulasi adalah kegiatan melayani peminjaman dan pengembalian buku-buku
perpustakaan."[3]
Tugas pokoknya antara lain melayani mahasiswa yang akan meminjam dan
mengembalikan buku-buku dan membuat statistik pengunjung.
a.
Peminjaman buku
Ada dua macam sistem
penyelenggaraan perpustakaan yang masing-masing berbeda dalam hal proses
peminjaman buku-buku. "Sistem pelayanan perpustakaan dapat dibedakan
kedalam dua cara yaitu sistim pelayanan terbuka (opened access) dan sitem pelayanan tertutup (closed access)."[4]
1)
Sistem terbuka
Pada perpustakaan
yang menggunakan sistem terbuka pengguna perpustakaan diperbolehkan mencari dan
mengambil sendiri buku-buku yang dibutuhkan. Penyerahan buku kebagian sirkulasi
harus menunjukkan kartu anggota atau kartu siswa. Kemudian petugas sirkulasi
mengambil kartu peminjaman dilaci kartu. Pada kartu peminjaman dicatat nomor
buku yang dipinjam dan tanggal pengembaliannya. Pada slip tanggal yang ditempel
pada halaman belakang buku dicatat tanggal pengembalian. Sedangkan kartu
bukunya dicabut dari kantong buku dan mencatat nomor siswa yang meminjam dan
tanggal pengembaliannya pada kartu buku tersebut. Setelah selesai maka kartu
anggota tahu kartu mahasiswa beserta bukunya diserahkan kepada mahasiswa, kartu
bukunya di file di laci kartu buku, sedangkan kartu peminjamnya di file kembali
di laci kartu peminjam.
a)
Langkah-langkah pemanfaatan koleksi buku dalam sistim
pelayanan terbuka
-
Pengguna masuk ke ruang perpustakaan dan mendaftarkan
diri pada buku tamu. Menyerahkan kartu identitas dir kepada petugas
perpustakaan untuk ditukar dengan kartu pengguna perpustakaan.
-
Pengguna mencari judul koleksi pustaka yang diperlukan
melalui catalog buku.
-
Bilamana nama pengarang atau judul buku diketahui
olehnya, maka pengguna tersebut dapat mencari letak atau nomor panggil buku
tersebut di laci katalog yang dijajarkan menurut abjad, nama pengarang dan judul.
-
Bila mana pengguna hanya mengetahui subjek koleksi
pustaka yang diperlukan, maka pengguna dapat menelusuri indeks subjek yang
disusun menurut abjad. Indeks subyek ini akan menunjukkan notasi/ nomor
klasifikasi yang dimaksud. Setelah notasi/ nomor klasifikasi yang dimaksud.
Setelah notasi kelas ditemukan, pengguna menelusur bahan pustaka yang
diperlukan ke katalog subyek. Bila subyek tersebut ada, maka pengguna memilih
dan mencatat judul atau judul-judul yang cocok dengan keperluannya lengkap dengan
nomor panggilnya. Penelusuran ini berlaku juga untuk katalog komputer, hanya
pada katalog komputer penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan subyek
verbal (kata kunci) yang dapat dikombinasikan.
-
Dengan berbekal data koleksi pustaka yang diperlukan dan
nomor panggilnya pengguna melanjutkan mencari koleksi pustaka tersebut ke rak
penyimpanan. Di rak penyimpanan tersebut selain koleksi pustaka yang dicatat
tadi ada kemungkinan pengguna mendapatkan judul lain yang subyeknya sama atau
berkaitan (relevan).
-
Pengguna mengambil koleksi pustaka yang diperlukan dari
rak penyimpanan untuk dibaca atau difotocopi sesuai keperluan.
-
Bahan pustaka yang selesai dibaca/ difotocopi diletakkan
pada tempat pengembalian bahan pustaka yang disediakan perpustakaan, tidak boleh
disimpan ke rak kembali.
-
Bila bahan pustaka akan dipinjam ke rumah, pengguna harus
menyerahkan buku tersebut kepada pustakawan untuk diurus adminstrasi
pinjamannya. Petugas perpustakaan mencabut kartu buku, membubuhkan nama
peminjam dan tanggal kembali yang ditentukan oleh perpustakaan bagi buku
tersebut, dan menyusun kartu tersebut di kotak peminjaman pada jajaran tanggal
kembali, kemudian slip pengembalian yang ditempelkan pada buku dibubuhi tanggal
kapan buku tersebut harus dikembalikan. Buku kemudian diserahkan kepada
pengguna perpustakaan. Untuk pertanggungjawaban peminjaman buku, kartu peminjam
biasanya dibubuhi judul buku yang dipinjam dan tanggal pengembalian buku
tersebut. Dalam hal ini peminjam/ pengguna harus sudah tercata dengan pasti menjadi
anggota perpustakaan. Pengguna yang bukan anggota hanya boleh membaca di
perpustakaan, tetapi tidak diperkenankan meminjam ke luar perpustakaan.
-
Pengguna perpustakaan mengembalikan kartu pengguna
perpustakaan ditukar kembali dengan kartu identitas diri yang ditinggalkannya.
-
Pada hari pengembalian bahan pustaka pengguna menyerahkan
kembali buku yang dipinjam kepada pustakawan.
-
Petugas perpustakaan memeriksa buku yang dipinjam dan
menghitung serta mencatat jumlah buku yang digunakan untuk keperluan statistik penggunaan
buku, berdasarkan subjek.
-
Kartu buku dikembalikan ke dalam buku, kartu peminjam dan
slip tanggal kembali pada buku dicap tanda kembalinya buku tersebut.
-
Kartu
peminjam dikembalikan kepada peminjam
-
Petugas perpustakaan mengembalikan bahan pustaka yang
selesai digunakan ke dalam rak penyimpanan.
b)
Langkah-langkah
pemanfaatan koleksi majalah dalam sistim pelayanan terbuka
-
Pengguna
masuk ke ruang perpustakaan dan mendaftarkan diri pada buku tamu. Menyerahkan
kartu identitas diri kepada petugas perpustakaan untuk ditukar dengan kartu
pengguna perpustakaan.
-
Pengguna mencari artikel yang diperlukannya melalui
indeks majalah. Bilamana nama pengarang diketahui, pengguna dapat mencarinya ke
indeks nama pengarang yang mengacu ke nomor entri indeks. Bila pengguna hanya
mengetahui subyeknya, maka penelusuran dilakukan melalui indeks subyek yang
juga mengacu kepada nomor entri indeks. Pengguna kemudian mencermati entri yang
diacu oleh indeks nama pengarang atau indeks subjek untuk melihat kesesuaiannya
dengan informasi yang diperlukannya. Bila sesuai maka pengguna melihat sumber
yang memuat artikel tersebut, mencatat judul majalah, volume, nomor, tahun, dan
halaman majalah yang memuat artikel yang diperlukan.
-
Kemudian judul majalah tersebut dicari di dalam daftar
majalah yang dimiliki perpustakaan untuk mengetahui di rak mana majalah
tersebut berada.
-
Pengguna menuju tempat penyimpanan majalah yang dipilih
dan mencari volume, nomor, tahun, serta halaman yang diperlukannya.
-
Artikel tersebut dapat dibaca dan difotokopi.
-
Majalah
umumnya tidak dipinjamkan karena biasanya perpustakaan hanya memiliki satu
eksampler, majalah subjeknya beragam- ragam sehinga biasanya diminati banyak
orang.
-
Penelusuran
ini berlaku juga untuk indeks yang ada di dalam pangkalan data, namun dalam
penelusuran dengan komputer dapat menggunakan kata kunci yang dapat
dikombinasikan, sehingga hasilnya dapat lebih tepat.
-
Majalah
yang selesai dibaca atau difotocopi diletakkan pada tempat pengembalian bahan
pustaka yang disediakan perpustakaan.
-
Pengguna
perpustakaan mengembalikan kartu pengguna perpustakann ditukar kembali dengan
kartu identitas diri yang ditinggalkan.
-
Petugas
perpustakaan menghitung jumlahserta judul artikel/ majalah yang digunakan untuk
keperluan statistic pengguna majalah berdasarkan subjek dan utuk mengetahui
bidang ilmu/ judul majalah yang banyak diminati pengguna.
-
Petugas perpustakaan mengembalikan bahan pustaka yang
selesai digunakan ke dalam rak penyimpanan.
2)
Sistem tertutup
Pada perpustakaan
yang menggunakan sistem tertutup pengguna perpustakaan tidak diperbolehkan
mencari dan mengambil sendiri buku-buku yang diperlukan. Jadi pada sistem ini
hanyalah petugas perpustakaan yang mencari buku.
Dalam hal ini
pengguna perpustakaan harus melihat kartu katalog untuk mengetahui persediaan buku
yang diperlukan. Apabila ada maka pengguna menulis buku pesanannya pada kartu
pesanan. Dan diserahkan kepada bagian sirkulasi untuk dicatat seperlunya.
a)
Langkah-langkah pemanfaatan koleksi buku dalam sistem
pelayanan tertutup.
-
Pengguna masuk ke ruang perpustakaan dan mendaftarkan
diri pada buku tamu. Menyerahkan kartu identitas diri kepada petugas
perpustakaan untuk ditukar dengan kartu pengguna perpustakaan.
-
Pengguna mencari judul koleksi pustaka yang diperlukannya
melalui catalog.
-
Bila nama pengarang atau judul telah diketahui, maka
pengguna mencari letak atau nomor panggil buku tersebut di laci catalog yang
dijajarkan menurut abjad, nama pengarang atau judul.
-
Bilamana pengguna hanya mengetahui subjek koleksi pustaka
yang diperlukannya, maka pengguna dapat menelusuri indeks subjek yang disusun
menurut abjad. Indeks subjek ini menuntun pengguna ke nomor klasifikasi yang
digunakan perpustakaan. Setelah notasi kelas ditemukan, pengguna menelusur bahan
pustaka yang diperlukan ke katalog subjek. Bila subjek tersebut ada, maka
penguna memilih judul atau judul-judul yang cocok dengan keperluannya lengkap
dengan nomor panggilnya. Penulusuran ini berlaku juga untuk catalog komputer,
hanya dalam catalog komputer penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan subjek
verbal (kata kunci) yang dapat dikombinasikan. Data bibliografi dicatat di
dalam buram peminjaman lengkap dengan nomor panggilnya.
-
Buram peminjaman diserahkan kepad petugas perpustakaan
yang akan mencarikan koleksi pustaka tersebut ke rak penyimpanan.
-
Pustakawan mengambil koleksi pustaka yang diperlukan
pengguna dari rak penyimpanan, menyisipkan kartu/bon pinjam di antara koleksi,
mencabut kartu bukunya, mencatat nam pemakai pada kartu buku tersebut dan
ditempatkan pada kotak kartu buku yang dipinjam. Bahan pustaka diserahkan
kepada pengguna untuk dibaca, atu difotocopi sesuai keperluan.
-
Bila bahan pustaka akan dipinjam ke rumah pengguna harus
menyerahkan buku tersebut kepada pustakawan untuk diurus administrasi
peminjamannya. Petugas perpustakaan mencabut kartu buku, membubuhkan nama
peminjam dan tanggal kembali yang ditentukan oleh perpustakaan bagi buku
tersebut, dan menyusun kartu tersebut di kotak peminjaman pada jajaran tanggal
kembali, kemudian slip pengembalian yang ditempelkan pada buku tersebut dibubuhi
tanggal kapan buku tersebut harus dikembalikan. Buku tersebut diserahkan kepada
pengguna perpustakaan. Untuk pertanggungjawaban peminjaman buku, kartu peminjam
biasanya diberi catatan mengenai buku yang dipinjam dan tanggal
pengembaliannya. Untuk dapat meminjam, pengguna harus secara pasti telah
menjadi anggota perpustakaan. Pengguna yang bukan anggota tidak dapat diberikan
peminjaman buku.
-
Pustakawan mencatat data bibliografi buku yang dipinjam
untuk dibaca berdasarkan subyeknya untuk keperluan statistic peminjaman.
-
Bahan pustaka yang selesai dibaca/ difotokopi/dipijam
dikembalikan kepada pustakawan yang bertugas.
-
Petugas mengembalikan kartu buku ke dalam bahan pustaka
yang selesai dibaca, dibawa ke stack untuk dijajarkan kembali di dalm rak
penyimpanan dan kartu/ bon peminjamannya dicabut.
-
Kartu
peminjam dikembalikan kepada pengguna.
-
Pengguna yang akan meninggalkan perpustakaan
mengembalikan kartu pengguna perpustakaan ditukar kembali dengan kartu
identitas diri yang ditinggalkannya.
b)
Langkah-langkah
pemanfaatan koleksi majalah dalam sistim pelayanan tertutup
-
Pengguna
masuk ke ruang perpustakaan dan mendaftarkan diri pada buku tamu. Menyerahkan
kartu identitas diri kepada petugas perpustakaan untuk ditukar dengan kartu
pengguna perpustakaan.
-
Pengguna mencari
artikel yang diperlukannya melalui indeks majalah. Bilamana nama pengarang
diketahui, pengguna dapat mencarinya ke indeks nama pengarang yang mengacu ke
nomor entri indeks.
-
Bila
pengguna hanya mengetahui subjeknya, maka penelusuran dilakukan melalui indeks
subjek yang juga mengacu kepada nomor entri indeks. Pengguna kemudian
mencermati entri yang ditunjuk oleh indeks nama pengarang atau indeks subjek
untuk melihat kesesuaiannya dengan informasi yang diperlukannya.
-
Bila sesuai
maka pengguna melihat sumber yang memuat artikel tersebut, judul majalah,
volume, nomor, tahun, dan halaman yang memuat artikel yang diperlukan pengguna.
-
Kemudian
judul majalah tersebut dicari di dalam daftar majalah yang dimiliki
perpustakaan untuk mengetahui di rak mana majalah tersebut berada.
-
Pengguna
mencatat artikel yang diperlukannya lengkap dengan judul, volume, nomor, tahun
dan halamn di mana artikel tersebut dimuat, serta letak penempatan majalah pada
buram permintaan bahan pustaka dan diserahkan kepada pustakawan yang bertugas.
-
Pustakawan
menuju tempat penyimpanan majalah yang dipilih artikelnya dan mencari volume,
nomor, tahun, dan halaman yang diperlukannya.
-
Artikel yang ditemukan diserahkan kepada pengguna yang
memintanya.
-
Artikel tersebut dapat dibaca dan difotokopi.
-
Majalah umumnya tidak dipinjamkan karena biasanya
perpustakaan hanya memiliki satu eksamplar, majalah subjeknya beragam sehingga
biasanya diminati banyak orang.
-
Penelusuran ini berlaku juga untuk indeks yang ada di
dalam pangkalan data, namun dalam penelusuran dengan komputer dapat menggunakan
kata kunci yang dapat dikombinasikan, sehingga hasilnya dapat lebih tepat.
-
Majalah yang selesai dibaca dan difotokopi diserahkan
kembali kepada pustakawan.
-
Pengguna perpustakaan mengembalikan kartu pengguna
perpustakann ditukar kembali dengan kartu identitas diri yang ditinggalkan.
-
Petugas perpustakaan menghitung jumlahserta judul
artikel/ majalah yang digunakan untuk keperluan statistic pengguna majalah
berdasarkan subjek dan utuk mengetahui bidang ilmu/ judul majalah yang banyak
diminati pengguna.
-
Petugas perpustakaan mengembalikan bahan pustaka yang
selesai digunakan ke dalam rak penyimpanan.
b.
Pengembalian buku
Tugas kedua bagian
sirkulasi adalah melayani pengguna perpustakaan yang akan mengembalikan
buku-buku yang telah dipinjamnya. Disetiap perpustakaan tentu ada peraturan
tentang lamanya peminjaman. Tata cara pengembalian buku-buku antara sistem
terbuka dan sistem tertutup sama saja.
Langkah pertama
adalah buku-buku yang akan dikembalikan diserahkan kepada bagian sirkulasi.
Petugas meneliti tanggal pengembalian yang tertera pada slip tanggal. Kemudian
petugas mengambil peminjam dan diparaf atau distempel tanda KEMBALI. Kartu
peminjam di file lagi ke tempatnya, kartu buku dimasukkan lagi ke kantongnya.
Dan buku disimpan lagi di rak atau lemari semula.
"Agar pelayanan
perpustakaan berjalan lancar maka yang harus dipersiapkan adalah kartu anggota,
kartu peminjam dan kartu pesanan."[5] Ketiga kartu ini untuk
mempermudah pelayanan perpustakaan. Kartu ini hanya diberikan kepada pengguna
perpustakaan yang telah mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan dengan
memenuhi persyaratan-persayaratan yang telah ditentukan oleh perpustakaan.
Kartu anggota
perpustakaan merupakan kartu yang harus dimiliki oleh mahasiswa dalam memakai
jasa perpustakaan. Kartu ini merupakan identitas dari seorang pengguna
perpustakaan. Mengenai contoh kartu anggota perpustakaan dapat dilihat gambar
berikut ini.
|
Gambar 1 :
"Kartu keanggotaan perpustakaan."[6]
Kartu anggota perpustakaan
wajib dibawa oleh pengguna perpustakaan pada ketika meminjam atau mengembalikan
buku pada perpustakaan. kegunaannya adalah sebagai pengenal ketika memasuki
ruangan perpustakaan dan menggunakan jasa perpustakaan.
Selain kartu anggota
perpustakaan, setiap anggota memiliki kartu peminjam yang dibuat dari kertas
manila. "Kartu ini berfungsi untuk mencatat buku-buku yang dipinjam oleh
pengguna perpustakaan."[7] Mengenai contoh kartu
peminjaman perpustakaan dapat dilihat pada gambar berikut ini :
KARTU PEMINJAMAN
No :
Nama :
Semester :
Alamat :
|
|||||
Call
No.
|
Tanggal
Kembali
|
Paraf
|
Call
No.
|
Tanggal
Kembali
|
Paraf
|
Gambar 2 :
"Kartu peminjaman."[8]
Kartu pesanan ialah merupakan
kartu yang digunakan oleh perpustakaan yang menggunakan sistem tertutup.[9] Kartu ini diberikan oleh
pustakawan kepada pengguna perpustakaan. Kartu ini sebagai alat transaksi
anggota perpustakaan pada saat pengambilan, pencarian atau peminjaman buku pada
perpustakaan.
NAMA PERPUSTAKAAN
|
DIPESAN
Judul : ___________________
Pengarang : ___________________
Call
No. : ___________________
OLEH
Nama : ___________________
No.
Anggota : ___________________
|
Gambar 3 : "Kartu Pesanan."[10]
c.
Statistik pengunjung/ peminjaman
"Tugas yang
ketiga bagian sirkulasi adalah membuat statistik pengunjung dan peminjaman
untuk mengetahui seberapa jauh pelayanan perpustakaan."[11] Statistik peminjaman
harus dibuat dengan sebaik-baiknya, sebab hasilnya selain dapat dijadikan dasar
pembuatan laporan, juga dapat dijadikan sebagai dasar dalam membuat perencanaan
pengadaan buku-buku.
Untuk mengetahui
peminjaman pada setiap harinya dapat dilakukan dengan dua cara. "Dengan
cara menghitung jumlah kartu buku yang dikelompok-kelompokkan menurut nomor
golongannya. Sedangkan untuk menghitung jumlah pengunjung dapat dilihat pada
daftar hadir perpustakaan."[12]
Dari hasil
perhitungan statistik pengunjung dan peminjaman bulanan dimasukkan ke dalam
statistik pengunjung dan peminjaman tahunan untuk dapat mengetahui perkembangan
pengunjung dan peminjaman.
2.
Pelayanan Referensi
Selain tugas
pelayanan sirkulasi, pelayanan pembaca juga bertugas di bidang pelyanan
referensi. "Pelayanan referensi berhubungan dengan pelayanan
pemberian informasi dan pemberian bimbingan belajar."[13]
1.
Pelayanan informasi
Secara prinsip
perpustakaan harus dapat dijadikan sebagai sumber informasi bagi setiap
pengguna perpustakaan. Oleh sebab itu perpustakaan harus mampu memberikan
pelayanan informasi, dimana pada perpustakaan yang maju petugas pelayanan
informasi ini menjadi tanggung jawab petugas referensi.
Pada prinsipnya
pelayanan informasi ditujukan untuk memberikan jawaban-jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan pengunjung perpustakaan yang membutuhkan
keterangan-keterangan dan memberikan petunjuk tentang bahan-bahan tertentu yang
tidak mungkin dapat dilayani oleh bagian sirkulasi.
Dalam pelayanan
informasi harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya karena tugas pelayanan
informasi ini akan terselenggarakan dengan sebaik-baiknya tergantung pada dua
faktor yaitu faktor kelengkapan koleksi dan kemampuan petugas. Maka hal
tersebut harus diperhatikan dan dilaksanakan semaksimal mungkin. Hal tersebut
adalah :
a.
Kelengkapan koleksi
"Kelengkapan
koleksi yang tersedia di perpustakaan sangat mempengaruhi terhadap pelayanan
perpustakaan khususnya pelayanan informasi."[14] Oleh sebab itu pengadaan
bahan-bahan perpustakaan harus disiapkan secara kontinu.
"Dalam
rangka pelayanan informasi ini koleksi referensi seperti kamus, ensklopedi,
buku pegangan (handbook), Almanak,
buku Tahunan, laporan penelitian, laporan pertemuan ilmiah, skripsi, tesis,
disertasi, tinjauan perkembangan, bibliografi, katalog induk, buku petunjuk
(direktory) jangan diperbolehkan untuk dibawa pulang, tetapi hanya sebagai
bahan referensi."[15]
b.
Kemampuan petugas
Cara pustakawan memberikan layanan melalui komunikasi
baik verbal maupun non verbal akan berpengaruh pada kepuasan pengguna. Sebagai
contoh pengguna tetap senang walau tidak memperoleh informasi yang dibutuhkanya
tetapi tetap dilayani dengan ramah dan cerdas. Hal ini akan meninggalkan kesan
positif sebagai cikal bakal image
pengguna perpustakaan. Sebaliknya wajah yang tidak ramah, kata-kata yang diucapkan
dengan nada kesal yang ditampilkan dalam pelayanan akan menghancurkan image
perpustakaan semegah apapun termasuk pustakawannya. Maka pustakawan setidaknya
harus menguasai dasar ilmunya yaitu ilmu Informasi dan Perpustakaan.
"Pustakawan juga dituntut untuk memiliki berbagai
ketrampilan yang salah satunya adalah interpersonal
skill."[16]
Good Interpersonal skill merupakan kunci
sukses dalam pekerjaan apapun. Pada situasi dimana banyak melibatkan banyak
kontak dengan orang lain seperti kegiatan yang terjadi diperpustakaan yang
melibatkan pustakawan dan pengguna perpustakaan. Maka kemampuan berkomunikasi
dengan baik akan berpengaruh pada hasil pekerjaan mereka yang akan dapat
memotivasikan minat baca para pengguna perpustakaan. Kemampuan ini tidak saja
menuntut ketrampilan dalam berinteraksi dan berkomunikasi secara efektif tapi
juga ketrampilan membangun hubungan yang baik dengan individu lain yang dapat
membangun image positif seperti yang diinginkan. Untuk itu ada beberapa
hal yang harus diketahui oleh pustakawan :
1. Costumer Care
"Costumer care berarti berbeda untuk setiap
orang."[17] Ada yang
ingin dilayani dengan santai, penuh keakraban, dan menghabiskan waktu cukup
panjang tapi ada juga yang ingin dilayani secara profesional. Pustakawan perlu
mengembangkan kemampuan beradaptasi dan kemampuan merubah cara pendekatan
personal, sikap dan prilakunya sesuai dengan keinginan pengguna. Karena jika
pengguna puas dengan layanan yang diterimanya itu berarti kebutuhannya sebagai
pengguna telah terpenuhi, dan bila tidak maka apa yang ia terima itu di bawah
harapannya dan akan dikatakan pelayanan yang buruk. Jadi pustakawan harus
berupaya untuk memberikan lebih dari yang diharapkan oleh pengguna.
2. Penampilan Staf
"Penampilan seseorang sering menggambarkan karakter
dirinya, baik peran, status, pekerjaan, pendidikan, tingkat sosial dan
lain-lain. Penampilan tidak saja apa yang dikerjakan tetapi juga bagaimana
seseorang membawakan diri secara personal."[18] Demikian juga dengan pustakawan, apapun
yang dikenakannya dan bagaimana dia membawa diri berinteraksi dengan pengguna
akan menggambarkan bagaimana perpustakaannya.
Dalam memberikan pelayanan, pustakawan memberikan
pelayanan, berinteraksi dan berkomunikasi dengan pengguna atas nama
perpustakaannya. Oleh karena itu bila pustakawan memberikan pelayanan yang
buruk kepada penggunanya maka image yang kurang baik akan melekat pada
perpustakaan. Jadi image baik dan buruk sebuah perpustakaan banyak bergantung
pada kemampuan pustakawannya dalam berinteraksi, berkomunikasi dan membangun
hubungan dengan pengguna.
Pustakawan dituntut untuk memperhatikan lingkungan tempat
dia memberikan pelayanan. Ruangan yang bersih, terang dan rapih akan
mempengaruhi bagi terbentuknya image positif pengguna tentang perpustakaan
tersebut. Kesan pertama berarti segalanya. Itu berarti kondisi lingkungan kerja
yang dilihat oleh pengguna dapat memberi kesan tentang sikap staf dan kualitas
layanan yang disediakan.
3. Penggunaan Tata Cara Yang Tepat
"Tata cara merupakan hal yang penting yang harus
digunakan dalam interaksi, apabila ingin berkomunikasi secara efektif."[19] Hal ini
akan membantu pengguna terutama yang kebingungan dalam menelusuri informasi.
Contohnya kita menyapa pengguna yang sedang masuk dengan kata "selamat
pagi atau selamat siang" ataupun "ada yang bisa saya bantu."
Apabila pustakawan mengetahui namanya dan telah mengenal sebelumnya pustakawan
menyapa dengan menyebut namanya. Karena seseorang akan senang bila diingat.
Ketika komunikasi berlangsung pustakawan harus tetap melakukan adaptasi dengan
kondisi pengguna. Karenanya memberikan perhatian penuh serta mau mendengarkan
pengguna adalah kunci keberhasilan dalam pelayanan perpustakaan. Pengguna ingin pustakawan memberikan
pelayanan yang profesional.
4. Menciptakan Hubungan Baik Dengan Pengguna
"Membangun hubungan baik dengan pengguna adalah merupakan
bisnis dalam memuaskan pengguna. Pustakawan harus dapat mengidentifikasi
kebutuhan, keinginan serta cara pemenuhan kehidupan pengguna, seperti informasi
apa, untuk siapa, kapan, dimana dan bagaimana. Artinya pustakawan harus
berpikir dari sudut pengguna, sehingga memahami apa yang diharapkan pengguna
darinya."[20]
Pustakawan dituntut untuk loyal pada lembaga karena sepak
terjang pustakawan akan membentuk image yang baik pada dirinya, pustakawan
keseluruhan juga perpustakaan. Kekurangan lembaga, pimpinan lembaga, teman
sejawat tidak perlu disampaikan pada pengguna karena akan menimbulkan keraguan
pada pengguna untuk tetap memanfaatkan perpustakaan ataupun bermitra. Semua itu
akan membuahkan hasil pada pencitraan pustakawan dan perpustakaan yang dapat
menarik minat baca pada perpustakaan.
Pekerjaan banyak
menuntut pustakawan banyak berinteraksi, berkomunikasi dan membangun hubungan
baik dengan pengguna. Pustakawan harus memiliki interpersonal skill yang baik
agar dapat diterima oleh penggunanya. Seseorang tidak saja dilihat dari apa
yang disampaikan tapi juga bagaimana cara menyampaikan serta keadaan ketika
proses penyampaian terjadi. Sehingga pengguna perpustakaan merasa nyaman dan
nyaman ketika berada dalam perpustakaan.
5. Tata Tertib
Perpustakaan
"Agar
pelayanan sirkulasi dan pelayanan referensi berjalan dengan lancar dan teratur
maka tata tertib perpustakaan juga harus dibuat dan ditetapkan pada
perpustakaan. Masalah tata tertib yang harus dicantumkan dalam tata tertib itu
adalah :
a.
Sifat dan status perpustakaan
b.
Keaggotaan perpustakaan
c.
Bahan-bahan perpustakaan yang tersedia
d.
Sanksi dan hukuman bagi pelajar
e.
Iuran bagi setiap anggota
f.
Sistem penyelenggaraan
g.
Waktu pelayanan atau jam buka perpustakaan"[21]
Kegiatan layanan perpustakaan umumnya berbentuk jasa dan
bukan barang. Perpustakaan perlu memperhatikan sejumlah faktor agar kegiatannya
dapat berjalan dengan baik. Faktor–faktor itu antara lain adalah layanan
perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, diusahakan agar pelanggan
merasa senang dan puas, prosesnya mudah, sederhana, dan efisien, caranya cepat
dan tepat waktu dan tepat sasaran, diciptakan suasana ramah, supel, dan
menarik, bersifat membimbing, namun tidak terkesan menggurui, dan dapat
menimbulkan perasaan ingin tahu lebih jauh buat pelanggan, serta menimbulkan
kesan baik, sehingga terdorong ingin sering ke perpustakaan. Untuk mengelola
perpustakaan dengan baik dan benar, pengelola harus memiliki pengetahuan
tentang tata cara mengelola perpustakaan dan tentang ilmu perpustakaan.
Untuk dapat
menciptakan suatu sistem layanan perpustakaan seperti yang diinginkan, perlu
diperhatikan beberapa hal yang ikut mempengaruhi. Faktor-faktor tersebut, baik
yang berasal dari dalam maupun dari luar perpustakaan, sifatnya manusiawi,
administratif, teknis, dan non teknis.
"Hal-hal
yang perlu diperhatikan antara lain:
-
Suasana kerja yang kondusif
-
Tim kerja yang solid dan kompak,
-
Komunikasi yang harmonis antara pimpinan dan bawahan,
antara bawahan dan bawahan, antara sesama atasan, ke dalam dan ke luar
organisasi,
-
Ketenangan dan kesenangan bekerja pegawai,
-
Kesejahteraan pegawai,
-
Perhatian dan perlindungan pimpinan terhadap bawahan,
-
Kebersamaan dan perasaan senasib seperjuangan,
-
Faktor kemungkinan pengembangan karier dan promosi,
-
Keteladanan pemimpin,
-
Kelengkapan sarana dan prasarana,
-
Keamanan dan keselamatan kerja."[22]
Perpustakaan sebagai lembaga yang bertugas menyimpan,
mengolah dan mendistribusikan informasi dituntut agar mampu memberdayakan
pengetahuan dengan menggali potensi yang dimiliki perpustakaan. Pustakawan
dituntut sebagai subyek yang dapat memberdayakan pengetahuan (knowledge
enabler) dengan mengeksplorasi konsep manajemen pengetahuan untuk
diterapkan di lingkungan perpustakaan.
Untuk dapat
melaksanakan pelayanan dengan baik pada sistem pelayanan perpustakaan tersebut
diperlukan beberapa syarat, yaitu :
3. Koleksi harus disusun secara sistematis
-
Koleksi buku/ brosur dan leaflet disusun menurut urutan
nomor panggilnya.
-
Koleksi majalah menurut bidang subjek luas, yang di
dalamnya disusun menurut abjad judul majalah.
-
Koleksi menurut jenis publikasinya, yang berbentuk buku
disusun menurut nomor panggil dan yang berupa majalah disusun menurut abjad
judul, namun disimpan dalam ruang koleksi rujukan. Ruang koleksi rujukan
seyogiyanya dekat dengan ruang baca perpustakaan, agar pengguna dapat
menggunakan bahan rujukan sewaktu ia memerlukan.
1.
Alat temu kembali koleksi pustaka harus lengkap
Jenis alat kembali
yang lazim digunakan antara lain :
-
Catalog buku/ brosur/ leaflet. Catalog harus lengkap
artinya baik catalog kartu ataupun catalog elektronik, harus dapat ditelusur
dari berbagai titik telusur, yaitu dari nama pengarang, judul, lembaga
penerbit, maupun subjek.
-
Catalog majalah, catalog ini penting untuk menunjukkan
judul-judul majalah yang dimiliki perpustakaan. Selain informasi mengenai judul
diperlukan juga data-data tentang volume, nomor, dan tahun terbitnya agar
pengguna dapat memastikan apakah ia akan menggunakan koleksi majalah
perpustakaan tersebut atau harus mencari di perpustakaan lain yang memiliki
volume/ nomor tertentu.
-
Indeks artikel majalah dan monograf analitik. Indeks
tersebut biasanya memuat judul-judul artikel yang dikutip dari majalah dan
buku/ monograf semacam prosiding, risalah dan lain-lain yang isinya terdiri
dari atas artikel/ karya tulis. Indeks majalah / monograf analitik juga yang dilengkapi
dengan abstrak, anatosi atau ringkasan karya tulis.
-
Bibliografi, fungsinya seperti Katalog atau indeks, ada
bibliografi yang disusun menurut suatu cakupan subjek tertentu, ada pula yang
memuat semua subjek terbitan dari suatu Negara. Bibliografi yang memuat
judul-judul terbitan suatu Negara biasanya diterbitkan oleh Perpustakaan
Nasional, contohnya Bibliografi Nasional, sedang bibliografi yang disusun
menurut cakupan subjek/ komoditas disebut bibliografi khusus, contohnya,
Bibliografi ayam hutan, Bibliografi cabai keriting, lahan bermasalah dan
sebagainya.
2.
Cara Menyusun Koleksi Di Rak Perpustakaan
Pilar yang pertama adalah koleksi, koleksi merupakan bagian dasar dari
sebuah perpustakaan, tanpa koleksi perpustakaan tidak dapat berjalan, koleksi
disini terdiri dari referensi, koleksi dewasa / umum, koleksi remaja / anak,
koleksi serial (seperti koran, majalah, jurnal), dan koleksi lainnya. banyak
masyarakat enggan untuk membaca karena dipengaruhi oleh beberapa faktor sebagai
berikut :
-
Koleksi-koleksi yang ada tidak up to date , maksudnya
adalah koleksi-koleksi yang ada merupakan koleksi puluhan tahun yang lalu,
sehingga tidak sesuai lagi untuk dibaca, mengingat kondisi jaman yang selalu
berubah, padahal seiring dengan keberadaan zaman, koleksi-koleksi yang ada
harus ditambah.
-
Terbatasnya sumber-sumber koleksi (buku-buku) yang ada di
perpustakaan, mengakibatkan kurangnya pengguna perpustakaan untuk berkunjung ke
perpustakaan apalagi membaca buku di perpustakaan.
-
Keadaan buku yang tidak layak pakai lagi/rusak, sehingga
tidak memungkinkan untuk dibaca., dan lain sebagainya.
Faktor tersebut harus
dapat dibaca dan dirasakan oleh pengelola perpustakaan untuk dapat mencari
solusi yang terbaik dalam meningkatkan minat baca mahasiswa.
[1] Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah, PT Bumi Aksara Jakarta : 2005 hal.
12
[2] Ibid, hal. 124
[3]
Ibid, hal. 125
[4]
Ibid, hal 29.
[5] Ibrahim Bafadal, Pengelolaan
Perpustakaan Sekolah,...hal 127
[6] Ibid,
hal 127
[7] Ibid
hal 127
[8] Ibid
hal 128
[9] Sholeh,
Kepustakawanan Indonesia:Bunga
Rampai…, hal 27
[10] Ibid,
hal 129
[11] Ibid,
hal 129
[12]
Ibid, hal 130
[13] Ibrahim bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah,... hal 132
[14] Ibrahim bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah,... hal 134
[15] Ibrahim bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah,... hal
134
[16] Ninis Agustini Damayani, “Interpersonal Skill Dalam Pelayan
Perpustakaan”, jurnal studi perpustakaan dan informasi, vol. 1, No. 1 juni
2005. hal 24
[17] Ibid,
hal 26
[18] Ibid,
hal 29
[19] Ibid
hal 30
[20] Sulistyo, Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, hal 42
[21] Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah, hal
143
[22] Sulistyo, Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan,...hal 42