Monday, November 23, 2015

BAB II C. Sistim Pelayanan Perpustakaan



"Pelayanan adalah suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung antara seseorang dengan orang lain atau mesin secara fisik, dan menyediakan kepuasan pelanggan."[1] Sebuah perpustakaan yang sehat antara lain dapat diamati dari sudut kinerja yang mekanistis, proporsedural, dalam suasana yang harmonis. Pada gilirannya akan menunjukkan citra yang baik dari pandangan masyarakat. Semua itu memerlukan proses, kerja keras, yang berlangsung berkelanjutan. Dan ini semua tertuang dalam sistim pelayanan perpustakaan.
Perpustakaan terdiri atas unsur tempat, bahan dan koleksi, pustakawan dan pemakai yang saling berkaitan dengan unsur-unsur yang lain. Unsur tempat dan koleksi adalah salah satu syarat penting untuk menarik perhatian masyarakat supaya mengunjungi perpustakaan. Sedangkan tempat dan koleksi yang baik hanya akan terwujud jika dikelola oleh sumber daya manusia yang memadai yaitu pustakawan. Maka hal itu merupakan sisitem pelayanan perpustakaan.
Dalam pelayanan perpustakaan, kegiatan yang harus dilaksanakan adalah kegiatan pembaca. "Kegiatan pembaca merupakan kegiatan pemberian pelayanan kepada pengunjung perpustakaan dalam menggunakan buku-buku dan bahan-bahan pustaka lainnya."[2] Pengunjung perpustakaan perguruan pada dasarnya meliputi mahasiswa, dosen, tutor, dan anggota staf perguruan lainnya.
Pada intinya pelayanan pembaca itu ada dua macam :
  1. Pelayanan Sirkulasi
"Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayani peminjaman dan pengembalian buku-buku perpustakaan."[3] Tugas pokoknya antara lain melayani mahasiswa yang akan meminjam dan mengembalikan buku-buku dan membuat statistik pengunjung.


a.       Peminjaman buku
Ada dua macam sistem penyelenggaraan perpustakaan yang masing-masing berbeda dalam hal proses peminjaman buku-buku. "Sistem pelayanan perpustakaan dapat dibedakan kedalam dua cara yaitu sistim pelayanan terbuka (opened access) dan sitem pelayanan tertutup (closed access)."[4]
1)      Sistem terbuka
Pada perpustakaan yang menggunakan sistem terbuka pengguna perpustakaan diperbolehkan mencari dan mengambil sendiri buku-buku yang dibutuhkan. Penyerahan buku kebagian sirkulasi harus menunjukkan kartu anggota atau kartu siswa. Kemudian petugas sirkulasi mengambil kartu peminjaman dilaci kartu. Pada kartu peminjaman dicatat nomor buku yang dipinjam dan tanggal pengembaliannya. Pada slip tanggal yang ditempel pada halaman belakang buku dicatat tanggal pengembalian. Sedangkan kartu bukunya dicabut dari kantong buku dan mencatat nomor siswa yang meminjam dan tanggal pengembaliannya pada kartu buku tersebut. Setelah selesai maka kartu anggota tahu kartu mahasiswa beserta bukunya diserahkan kepada mahasiswa, kartu bukunya di file di laci kartu buku, sedangkan kartu peminjamnya di file kembali di laci kartu peminjam.
a)      Langkah-langkah pemanfaatan koleksi buku dalam sistim pelayanan terbuka
-          Pengguna masuk ke ruang perpustakaan dan mendaftarkan diri pada buku tamu. Menyerahkan kartu identitas dir kepada petugas perpustakaan untuk ditukar dengan kartu pengguna perpustakaan.
-          Pengguna mencari judul koleksi pustaka yang diperlukan melalui catalog buku.
-          Bilamana nama pengarang atau judul buku diketahui olehnya, maka pengguna tersebut dapat mencari letak atau nomor panggil buku tersebut di laci katalog yang dijajarkan menurut abjad, nama pengarang dan judul.
-          Bila mana pengguna hanya mengetahui subjek koleksi pustaka yang diperlukan, maka pengguna dapat menelusuri indeks subjek yang disusun menurut abjad. Indeks subyek ini akan menunjukkan notasi/ nomor klasifikasi yang dimaksud. Setelah notasi/ nomor klasifikasi yang dimaksud. Setelah notasi kelas ditemukan, pengguna menelusur bahan pustaka yang diperlukan ke katalog subyek. Bila subyek tersebut ada, maka pengguna memilih dan mencatat judul atau judul-judul yang cocok dengan keperluannya lengkap dengan nomor panggilnya. Penelusuran ini berlaku juga untuk katalog komputer, hanya pada katalog komputer penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan subyek verbal (kata kunci) yang dapat dikombinasikan.
-          Dengan berbekal data koleksi pustaka yang diperlukan dan nomor panggilnya pengguna melanjutkan mencari koleksi pustaka tersebut ke rak penyimpanan. Di rak penyimpanan tersebut selain koleksi pustaka yang dicatat tadi ada kemungkinan pengguna mendapatkan judul lain yang subyeknya sama atau berkaitan (relevan).
-          Pengguna mengambil koleksi pustaka yang diperlukan dari rak penyimpanan untuk dibaca atau difotocopi sesuai keperluan.
-          Bahan pustaka yang selesai dibaca/ difotocopi diletakkan pada tempat pengembalian bahan pustaka yang disediakan perpustakaan, tidak boleh disimpan ke rak kembali.
-          Bila bahan pustaka akan dipinjam ke rumah, pengguna harus menyerahkan buku tersebut kepada pustakawan untuk diurus adminstrasi pinjamannya. Petugas perpustakaan mencabut kartu buku, membubuhkan nama peminjam dan tanggal kembali yang ditentukan oleh perpustakaan bagi buku tersebut, dan menyusun kartu tersebut di kotak peminjaman pada jajaran tanggal kembali, kemudian slip pengembalian yang ditempelkan pada buku dibubuhi tanggal kapan buku tersebut harus dikembalikan. Buku kemudian diserahkan kepada pengguna perpustakaan. Untuk pertanggungjawaban peminjaman buku, kartu peminjam biasanya dibubuhi judul buku yang dipinjam dan tanggal pengembalian buku tersebut. Dalam hal ini peminjam/ pengguna harus sudah tercata dengan pasti menjadi anggota perpustakaan. Pengguna yang bukan anggota hanya boleh membaca di perpustakaan, tetapi tidak diperkenankan meminjam ke luar perpustakaan.
-          Pengguna perpustakaan mengembalikan kartu pengguna perpustakaan ditukar kembali dengan kartu identitas diri yang ditinggalkannya.
-          Pada hari pengembalian bahan pustaka pengguna menyerahkan kembali buku yang dipinjam kepada pustakawan.
-          Petugas perpustakaan memeriksa buku yang dipinjam dan menghitung serta mencatat jumlah buku yang digunakan untuk keperluan statistik penggunaan buku, berdasarkan subjek.
-          Kartu buku dikembalikan ke dalam buku, kartu peminjam dan slip tanggal kembali pada buku dicap tanda kembalinya buku tersebut.
-          Kartu peminjam dikembalikan kepada peminjam
-          Petugas perpustakaan mengembalikan bahan pustaka yang selesai digunakan ke dalam rak penyimpanan.
b)      Langkah-langkah pemanfaatan koleksi majalah dalam sistim pelayanan terbuka
-          Pengguna masuk ke ruang perpustakaan dan mendaftarkan diri pada buku tamu. Menyerahkan kartu identitas diri kepada petugas perpustakaan untuk ditukar dengan kartu pengguna perpustakaan.
-          Pengguna mencari artikel yang diperlukannya melalui indeks majalah. Bilamana nama pengarang diketahui, pengguna dapat mencarinya ke indeks nama pengarang yang mengacu ke nomor entri indeks. Bila pengguna hanya mengetahui subyeknya, maka penelusuran dilakukan melalui indeks subyek yang juga mengacu kepada nomor entri indeks. Pengguna kemudian mencermati entri yang diacu oleh indeks nama pengarang atau indeks subjek untuk melihat kesesuaiannya dengan informasi yang diperlukannya. Bila sesuai maka pengguna melihat sumber yang memuat artikel tersebut, mencatat judul majalah, volume, nomor, tahun, dan halaman majalah yang memuat artikel yang diperlukan.
-          Kemudian judul majalah tersebut dicari di dalam daftar majalah yang dimiliki perpustakaan untuk mengetahui di rak mana majalah tersebut berada.
-          Pengguna menuju tempat penyimpanan majalah yang dipilih dan mencari volume, nomor, tahun, serta halaman yang diperlukannya.
-          Artikel tersebut dapat dibaca dan difotokopi.
-          Majalah umumnya tidak dipinjamkan karena biasanya perpustakaan hanya memiliki satu eksampler, majalah subjeknya beragam- ragam sehinga biasanya diminati banyak orang.
-          Penelusuran ini berlaku juga untuk indeks yang ada di dalam pangkalan data, namun dalam penelusuran dengan komputer dapat menggunakan kata kunci yang dapat dikombinasikan, sehingga hasilnya dapat lebih tepat.
-          Majalah yang selesai dibaca atau difotocopi diletakkan pada tempat pengembalian bahan pustaka yang disediakan perpustakaan.
-          Pengguna perpustakaan mengembalikan kartu pengguna perpustakann ditukar kembali dengan kartu identitas diri yang ditinggalkan.
-          Petugas perpustakaan menghitung jumlahserta judul artikel/ majalah yang digunakan untuk keperluan statistic pengguna majalah berdasarkan subjek dan utuk mengetahui bidang ilmu/ judul majalah yang banyak diminati pengguna.
-          Petugas perpustakaan mengembalikan bahan pustaka yang selesai digunakan ke dalam rak penyimpanan.
2)      Sistem tertutup
Pada perpustakaan yang menggunakan sistem tertutup pengguna perpustakaan tidak diperbolehkan mencari dan mengambil sendiri buku-buku yang diperlukan. Jadi pada sistem ini hanyalah petugas perpustakaan yang mencari buku.
Dalam hal ini pengguna perpustakaan harus melihat kartu katalog untuk mengetahui persediaan buku yang diperlukan. Apabila ada maka pengguna menulis buku pesanannya pada kartu pesanan. Dan diserahkan kepada bagian sirkulasi untuk dicatat seperlunya.
a)      Langkah-langkah pemanfaatan koleksi buku dalam sistem pelayanan tertutup.
-          Pengguna masuk ke ruang perpustakaan dan mendaftarkan diri pada buku tamu. Menyerahkan kartu identitas diri kepada petugas perpustakaan untuk ditukar dengan kartu pengguna perpustakaan.
-          Pengguna mencari judul koleksi pustaka yang diperlukannya melalui catalog.
-          Bila nama pengarang atau judul telah diketahui, maka pengguna mencari letak atau nomor panggil buku tersebut di laci catalog yang dijajarkan menurut abjad, nama pengarang atau judul.
-          Bilamana pengguna hanya mengetahui subjek koleksi pustaka yang diperlukannya, maka pengguna dapat menelusuri indeks subjek yang disusun menurut abjad. Indeks subjek ini menuntun pengguna ke nomor klasifikasi yang digunakan perpustakaan. Setelah notasi kelas ditemukan, pengguna menelusur bahan pustaka yang diperlukan ke katalog subjek. Bila subjek tersebut ada, maka penguna memilih judul atau judul-judul yang cocok dengan keperluannya lengkap dengan nomor panggilnya. Penulusuran ini berlaku juga untuk catalog komputer, hanya dalam catalog komputer penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan subjek verbal (kata kunci) yang dapat dikombinasikan. Data bibliografi dicatat di dalam buram peminjaman lengkap dengan nomor panggilnya.
-          Buram peminjaman diserahkan kepad petugas perpustakaan yang akan mencarikan koleksi pustaka tersebut ke rak penyimpanan.
-          Pustakawan mengambil koleksi pustaka yang diperlukan pengguna dari rak penyimpanan, menyisipkan kartu/bon pinjam di antara koleksi, mencabut kartu bukunya, mencatat nam pemakai pada kartu buku tersebut dan ditempatkan pada kotak kartu buku yang dipinjam. Bahan pustaka diserahkan kepada pengguna untuk dibaca, atu difotocopi sesuai keperluan.
-          Bila bahan pustaka akan dipinjam ke rumah pengguna harus menyerahkan buku tersebut kepada pustakawan untuk diurus administrasi peminjamannya. Petugas perpustakaan mencabut kartu buku, membubuhkan nama peminjam dan tanggal kembali yang ditentukan oleh perpustakaan bagi buku tersebut, dan menyusun kartu tersebut di kotak peminjaman pada jajaran tanggal kembali, kemudian slip pengembalian yang ditempelkan pada buku tersebut dibubuhi tanggal kapan buku tersebut harus dikembalikan. Buku tersebut diserahkan kepada pengguna perpustakaan. Untuk pertanggungjawaban peminjaman buku, kartu peminjam biasanya diberi catatan mengenai buku yang dipinjam dan tanggal pengembaliannya. Untuk dapat meminjam, pengguna harus secara pasti telah menjadi anggota perpustakaan. Pengguna yang bukan anggota tidak dapat diberikan peminjaman buku.
-          Pustakawan mencatat data bibliografi buku yang dipinjam untuk dibaca berdasarkan subyeknya untuk keperluan statistic peminjaman.
-          Bahan pustaka yang selesai dibaca/ difotokopi/dipijam dikembalikan kepada pustakawan yang bertugas.
-          Petugas mengembalikan kartu buku ke dalam bahan pustaka yang selesai dibaca, dibawa ke stack untuk dijajarkan kembali di dalm rak penyimpanan dan kartu/ bon peminjamannya dicabut.
-          Kartu peminjam dikembalikan kepada pengguna.
-          Pengguna yang akan meninggalkan perpustakaan mengembalikan kartu pengguna perpustakaan ditukar kembali dengan kartu identitas diri yang ditinggalkannya.
b)      Langkah-langkah pemanfaatan koleksi majalah dalam sistim pelayanan tertutup
-          Pengguna masuk ke ruang perpustakaan dan mendaftarkan diri pada buku tamu. Menyerahkan kartu identitas diri kepada petugas perpustakaan untuk ditukar dengan kartu pengguna perpustakaan.
-          Pengguna mencari artikel yang diperlukannya melalui indeks majalah. Bilamana nama pengarang diketahui, pengguna dapat mencarinya ke indeks nama pengarang yang mengacu ke nomor entri indeks.
-          Bila pengguna hanya mengetahui subjeknya, maka penelusuran dilakukan melalui indeks subjek yang juga mengacu kepada nomor entri indeks. Pengguna kemudian mencermati entri yang ditunjuk oleh indeks nama pengarang atau indeks subjek untuk melihat kesesuaiannya dengan informasi yang diperlukannya.
-          Bila sesuai maka pengguna melihat sumber yang memuat artikel tersebut, judul majalah, volume, nomor, tahun, dan halaman yang memuat artikel yang diperlukan pengguna.
-          Kemudian judul majalah tersebut dicari di dalam daftar majalah yang dimiliki perpustakaan untuk mengetahui di rak mana majalah tersebut berada.
-          Pengguna mencatat artikel yang diperlukannya lengkap dengan judul, volume, nomor, tahun dan halamn di mana artikel tersebut dimuat, serta letak penempatan majalah pada buram permintaan bahan pustaka dan diserahkan kepada pustakawan yang bertugas.
-          Pustakawan menuju tempat penyimpanan majalah yang dipilih artikelnya dan mencari volume, nomor, tahun, dan halaman yang diperlukannya.
-          Artikel yang ditemukan diserahkan kepada pengguna yang memintanya.
-          Artikel tersebut dapat dibaca dan difotokopi.
-          Majalah umumnya tidak dipinjamkan karena biasanya perpustakaan hanya memiliki satu eksamplar, majalah subjeknya beragam sehingga biasanya diminati banyak orang.
-          Penelusuran ini berlaku juga untuk indeks yang ada di dalam pangkalan data, namun dalam penelusuran dengan komputer dapat menggunakan kata kunci yang dapat dikombinasikan, sehingga hasilnya dapat lebih tepat.
-          Majalah yang selesai dibaca dan difotokopi diserahkan kembali kepada pustakawan.
-          Pengguna perpustakaan mengembalikan kartu pengguna perpustakann ditukar kembali dengan kartu identitas diri yang ditinggalkan.
-          Petugas perpustakaan menghitung jumlahserta judul artikel/ majalah yang digunakan untuk keperluan statistic pengguna majalah berdasarkan subjek dan utuk mengetahui bidang ilmu/ judul majalah yang banyak diminati pengguna.
-          Petugas perpustakaan mengembalikan bahan pustaka yang selesai digunakan ke dalam rak penyimpanan.
b.      Pengembalian buku
Tugas kedua bagian sirkulasi adalah melayani pengguna perpustakaan yang akan mengembalikan buku-buku yang telah dipinjamnya. Disetiap perpustakaan tentu ada peraturan tentang lamanya peminjaman. Tata cara pengembalian buku-buku antara sistem terbuka dan sistem tertutup sama saja.
Langkah pertama adalah buku-buku yang akan dikembalikan diserahkan kepada bagian sirkulasi. Petugas meneliti tanggal pengembalian yang tertera pada slip tanggal. Kemudian petugas mengambil peminjam dan diparaf atau distempel tanda KEMBALI. Kartu peminjam di file lagi ke tempatnya, kartu buku dimasukkan lagi ke kantongnya. Dan buku disimpan lagi di rak atau lemari semula.
"Agar pelayanan perpustakaan berjalan lancar maka yang harus dipersiapkan adalah kartu anggota, kartu peminjam dan kartu pesanan."[5] Ketiga kartu ini untuk mempermudah pelayanan perpustakaan. Kartu ini hanya diberikan kepada pengguna perpustakaan yang telah mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan dengan memenuhi persyaratan-persayaratan yang telah ditentukan oleh perpustakaan.
Kartu anggota perpustakaan merupakan kartu yang harus dimiliki oleh mahasiswa dalam memakai jasa perpustakaan. Kartu ini merupakan identitas dari seorang pengguna perpustakaan. Mengenai contoh kartu anggota perpustakaan dapat dilihat gambar berikut ini.
Foto
3 x 3
 
Text Box: NAMA PERPUSTAKAAN

KARTU ANGGOTA
No : 
Nama : 
Alamat : 
   Ka. Perpustakaan

   ____________
   NIP.
Gambar 1 : "Kartu keanggotaan perpustakaan."[6]
Kartu anggota perpustakaan wajib dibawa oleh pengguna perpustakaan pada ketika meminjam atau mengembalikan buku pada perpustakaan. kegunaannya adalah sebagai pengenal ketika memasuki ruangan perpustakaan dan menggunakan jasa perpustakaan.
Selain kartu anggota perpustakaan, setiap anggota memiliki kartu peminjam yang dibuat dari kertas manila. "Kartu ini berfungsi untuk mencatat buku-buku yang dipinjam oleh pengguna perpustakaan."[7] Mengenai contoh kartu peminjaman perpustakaan dapat dilihat pada gambar berikut ini :



KARTU PEMINJAMAN
No                   :
Nama               :
Semester          :
Alamat                        :
Call
No.
Tanggal
Kembali
Paraf
Call
No.
Tanggal
Kembali
Paraf














































































Gambar 2 : "Kartu peminjaman."[8]
Kartu pesanan ialah merupakan kartu yang digunakan oleh perpustakaan yang menggunakan sistem tertutup.[9] Kartu ini diberikan oleh pustakawan kepada pengguna perpustakaan. Kartu ini sebagai alat transaksi anggota perpustakaan pada saat pengambilan, pencarian atau peminjaman buku pada perpustakaan.



NAMA PERPUSTAKAAN
DIPESAN
Judul               : ___________________
Pengarang       : ___________________
Call No.           : ___________________
OLEH
Nama               :  ___________________
No. Anggota   :  ___________________
Gambar 3 : "Kartu Pesanan."[10]
c.       Statistik pengunjung/ peminjaman
"Tugas yang ketiga bagian sirkulasi adalah membuat statistik pengunjung dan peminjaman untuk mengetahui seberapa jauh pelayanan perpustakaan."[11] Statistik peminjaman harus dibuat dengan sebaik-baiknya, sebab hasilnya selain dapat dijadikan dasar pembuatan laporan, juga dapat dijadikan sebagai dasar dalam membuat perencanaan pengadaan buku-buku.
Untuk mengetahui peminjaman pada setiap harinya dapat dilakukan dengan dua cara. "Dengan cara menghitung jumlah kartu buku yang dikelompok-kelompokkan menurut nomor golongannya. Sedangkan untuk menghitung jumlah pengunjung dapat dilihat pada daftar hadir perpustakaan."[12]
Dari hasil perhitungan statistik pengunjung dan peminjaman bulanan dimasukkan ke dalam statistik pengunjung dan peminjaman tahunan untuk dapat mengetahui perkembangan pengunjung dan peminjaman.
2.      Pelayanan Referensi
Selain tugas pelayanan sirkulasi, pelayanan pembaca juga bertugas di bidang pelyanan referensi. "Pelayanan referensi berhubungan dengan pelayanan pemberian informasi dan pemberian bimbingan belajar."[13]
1.      Pelayanan informasi
Secara prinsip perpustakaan harus dapat dijadikan sebagai sumber informasi bagi setiap pengguna perpustakaan. Oleh sebab itu perpustakaan harus mampu memberikan pelayanan informasi, dimana pada perpustakaan yang maju petugas pelayanan informasi ini menjadi tanggung jawab petugas referensi.
Pada prinsipnya pelayanan informasi ditujukan untuk memberikan jawaban-jawaban atas pertanyaan-pertanyaan pengunjung perpustakaan yang membutuhkan keterangan-keterangan dan memberikan petunjuk tentang bahan-bahan tertentu yang tidak mungkin dapat dilayani oleh bagian sirkulasi.
Dalam pelayanan informasi harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya karena tugas pelayanan informasi ini akan terselenggarakan dengan sebaik-baiknya tergantung pada dua faktor yaitu faktor kelengkapan koleksi dan kemampuan petugas. Maka hal tersebut harus diperhatikan dan dilaksanakan semaksimal mungkin. Hal tersebut adalah :


a.       Kelengkapan koleksi
"Kelengkapan koleksi yang tersedia di perpustakaan sangat mempengaruhi terhadap pelayanan perpustakaan khususnya pelayanan informasi."[14] Oleh sebab itu pengadaan bahan-bahan perpustakaan harus disiapkan secara kontinu.
"Dalam rangka pelayanan informasi ini koleksi referensi seperti kamus, ensklopedi, buku pegangan (handbook), Almanak, buku Tahunan, laporan penelitian, laporan pertemuan ilmiah, skripsi, tesis, disertasi, tinjauan perkembangan, bibliografi, katalog induk, buku petunjuk (direktory) jangan diperbolehkan untuk dibawa pulang, tetapi hanya sebagai bahan referensi."[15]

b.      Kemampuan petugas
Cara pustakawan memberikan layanan melalui komunikasi baik verbal maupun non verbal akan berpengaruh pada kepuasan pengguna. Sebagai contoh pengguna tetap senang walau tidak memperoleh informasi yang dibutuhkanya tetapi tetap dilayani dengan ramah dan cerdas. Hal ini akan meninggalkan kesan positif sebagai cikal bakal image pengguna perpustakaan. Sebaliknya wajah yang tidak ramah, kata-kata yang diucapkan dengan nada kesal yang ditampilkan dalam pelayanan akan menghancurkan image perpustakaan semegah apapun termasuk pustakawannya. Maka pustakawan setidaknya harus menguasai dasar ilmunya yaitu ilmu Informasi dan Perpustakaan.
"Pustakawan juga dituntut untuk memiliki berbagai ketrampilan yang salah satunya adalah interpersonal skill."[16]
Good Interpersonal skill merupakan kunci sukses dalam pekerjaan apapun. Pada situasi dimana banyak melibatkan banyak kontak dengan orang lain seperti kegiatan yang terjadi diperpustakaan yang melibatkan pustakawan dan pengguna perpustakaan. Maka kemampuan berkomunikasi dengan baik akan berpengaruh pada hasil pekerjaan mereka yang akan dapat memotivasikan minat baca para pengguna perpustakaan. Kemampuan ini tidak saja menuntut ketrampilan dalam berinteraksi dan berkomunikasi secara efektif tapi juga ketrampilan membangun hubungan yang baik dengan individu lain yang dapat membangun image positif seperti yang diinginkan. Untuk itu ada beberapa hal yang harus diketahui oleh pustakawan :
1.      Costumer Care
"Costumer care berarti berbeda untuk setiap orang."[17] Ada yang ingin dilayani dengan santai, penuh keakraban, dan menghabiskan waktu cukup panjang tapi ada juga yang ingin dilayani secara profesional. Pustakawan perlu mengembangkan kemampuan beradaptasi dan kemampuan merubah cara pendekatan personal, sikap dan prilakunya sesuai dengan keinginan pengguna. Karena jika pengguna puas dengan layanan yang diterimanya itu berarti kebutuhannya sebagai pengguna telah terpenuhi, dan bila tidak maka apa yang ia terima itu di bawah harapannya dan akan dikatakan pelayanan yang buruk. Jadi pustakawan harus berupaya untuk memberikan lebih dari yang diharapkan oleh pengguna.


2.      Penampilan Staf
"Penampilan seseorang sering menggambarkan karakter dirinya, baik peran, status, pekerjaan, pendidikan, tingkat sosial dan lain-lain. Penampilan tidak saja apa yang dikerjakan tetapi juga bagaimana seseorang membawakan diri secara personal."[18] Demikian juga dengan pustakawan, apapun yang dikenakannya dan bagaimana dia membawa diri berinteraksi dengan pengguna akan menggambarkan bagaimana perpustakaannya.
Dalam memberikan pelayanan, pustakawan memberikan pelayanan, berinteraksi dan berkomunikasi dengan pengguna atas nama perpustakaannya. Oleh karena itu bila pustakawan memberikan pelayanan yang buruk kepada penggunanya maka image yang kurang baik akan melekat pada perpustakaan. Jadi image baik dan buruk sebuah perpustakaan banyak bergantung pada kemampuan pustakawannya dalam berinteraksi, berkomunikasi dan membangun hubungan dengan pengguna.
Pustakawan dituntut untuk memperhatikan lingkungan tempat dia memberikan pelayanan. Ruangan yang bersih, terang dan rapih akan mempengaruhi bagi terbentuknya image positif pengguna tentang perpustakaan tersebut. Kesan pertama berarti segalanya. Itu berarti kondisi lingkungan kerja yang dilihat oleh pengguna dapat memberi kesan tentang sikap staf dan kualitas layanan yang disediakan.


3.      Penggunaan Tata Cara Yang Tepat
"Tata cara merupakan hal yang penting yang harus digunakan dalam interaksi, apabila ingin berkomunikasi secara efektif."[19] Hal ini akan membantu pengguna terutama yang kebingungan dalam menelusuri informasi. Contohnya kita menyapa pengguna yang sedang masuk dengan kata "selamat pagi atau selamat siang" ataupun "ada yang bisa saya bantu." Apabila pustakawan mengetahui namanya dan telah mengenal sebelumnya pustakawan menyapa dengan menyebut namanya. Karena seseorang akan senang bila diingat. Ketika komunikasi berlangsung pustakawan harus tetap melakukan adaptasi dengan kondisi pengguna. Karenanya memberikan perhatian penuh serta mau mendengarkan pengguna adalah kunci keberhasilan dalam pelayanan perpustakaan. Pengguna ingin pustakawan memberikan pelayanan yang profesional.
4.      Menciptakan Hubungan Baik Dengan Pengguna
"Membangun hubungan baik dengan pengguna adalah merupakan bisnis dalam memuaskan pengguna. Pustakawan harus dapat mengidentifikasi kebutuhan, keinginan serta cara pemenuhan kehidupan pengguna, seperti informasi apa, untuk siapa, kapan, dimana dan bagaimana. Artinya pustakawan harus berpikir dari sudut pengguna, sehingga memahami apa yang diharapkan pengguna darinya."[20]

Pustakawan dituntut untuk loyal pada lembaga karena sepak terjang pustakawan akan membentuk image yang baik pada dirinya, pustakawan keseluruhan juga perpustakaan. Kekurangan lembaga, pimpinan lembaga, teman sejawat tidak perlu disampaikan pada pengguna karena akan menimbulkan keraguan pada pengguna untuk tetap memanfaatkan perpustakaan ataupun bermitra. Semua itu akan membuahkan hasil pada pencitraan pustakawan dan perpustakaan yang dapat menarik minat baca pada perpustakaan.
Pekerjaan banyak menuntut pustakawan banyak berinteraksi, berkomunikasi dan membangun hubungan baik dengan pengguna. Pustakawan harus memiliki interpersonal skill yang baik agar dapat diterima oleh penggunanya. Seseorang tidak saja dilihat dari apa yang disampaikan tapi juga bagaimana cara menyampaikan serta keadaan ketika proses penyampaian terjadi. Sehingga pengguna perpustakaan merasa nyaman dan nyaman ketika berada dalam perpustakaan.
5.      Tata Tertib Perpustakaan
"Agar pelayanan sirkulasi dan pelayanan referensi berjalan dengan lancar dan teratur maka tata tertib perpustakaan juga harus dibuat dan ditetapkan pada perpustakaan. Masalah tata tertib yang harus dicantumkan dalam tata tertib itu adalah :
a.             Sifat dan status perpustakaan
b.            Keaggotaan perpustakaan
c.             Bahan-bahan perpustakaan yang tersedia
d.            Sanksi dan hukuman bagi pelajar
e.             Iuran bagi setiap anggota
f.             Sistem penyelenggaraan
g.            Waktu pelayanan atau jam buka perpustakaan"[21]

Kegiatan layanan perpustakaan umumnya berbentuk jasa dan bukan barang. Perpustakaan perlu memperhatikan sejumlah faktor agar kegiatannya dapat berjalan dengan baik. Faktor–faktor itu antara lain adalah layanan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, diusahakan agar pelanggan merasa senang dan puas, prosesnya mudah, sederhana, dan efisien, caranya cepat dan tepat waktu dan tepat sasaran, diciptakan suasana ramah, supel, dan menarik, bersifat membimbing, namun tidak terkesan menggurui, dan dapat menimbulkan perasaan ingin tahu lebih jauh buat pelanggan, serta menimbulkan kesan baik, sehingga terdorong ingin sering ke perpustakaan. Untuk mengelola perpustakaan dengan baik dan benar, pengelola harus memiliki pengetahuan tentang tata cara mengelola perpustakaan dan tentang ilmu perpustakaan.
Untuk dapat menciptakan suatu sistem layanan perpustakaan seperti yang diinginkan, perlu diperhatikan beberapa hal yang ikut mempengaruhi. Faktor-faktor tersebut, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar perpustakaan, sifatnya manusiawi, administratif, teknis, dan non teknis.
"Hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:
-                Suasana kerja yang kondusif
-                Tim kerja yang solid dan kompak,
-                Komunikasi yang harmonis antara pimpinan dan bawahan, antara bawahan dan bawahan, antara sesama atasan, ke dalam dan ke luar organisasi,
-                Ketenangan dan kesenangan bekerja pegawai,
-                Kesejahteraan pegawai,
-                Perhatian dan perlindungan pimpinan terhadap bawahan,
-                Kebersamaan dan perasaan senasib seperjuangan,
-                Faktor kemungkinan pengembangan karier  dan promosi,
-                Keteladanan pemimpin,
-                Kelengkapan sarana dan prasarana,
-                Keamanan dan keselamatan kerja."[22]

Perpustakaan sebagai lembaga yang bertugas menyimpan, mengolah dan mendistribusikan informasi dituntut agar mampu memberdayakan pengetahuan dengan menggali potensi yang dimiliki perpustakaan. Pustakawan dituntut sebagai subyek yang dapat memberdayakan pengetahuan (knowledge enabler) dengan mengeksplorasi konsep manajemen pengetahuan untuk diterapkan di lingkungan perpustakaan.
Untuk dapat melaksanakan pelayanan dengan baik pada sistem pelayanan perpustakaan tersebut diperlukan beberapa syarat, yaitu :
3.   Koleksi harus disusun secara sistematis
-          Koleksi buku/ brosur dan leaflet disusun menurut urutan nomor panggilnya.
-          Koleksi majalah menurut bidang subjek luas, yang di dalamnya disusun menurut abjad judul majalah.
-          Koleksi menurut jenis publikasinya, yang berbentuk buku disusun menurut nomor panggil dan yang berupa majalah disusun menurut abjad judul, namun disimpan dalam ruang koleksi rujukan. Ruang koleksi rujukan seyogiyanya dekat dengan ruang baca perpustakaan, agar pengguna dapat menggunakan bahan rujukan sewaktu ia memerlukan.
1.      Alat temu kembali koleksi pustaka harus lengkap
Jenis alat kembali yang lazim digunakan antara lain :
-                Catalog buku/ brosur/ leaflet. Catalog harus lengkap artinya baik catalog kartu ataupun catalog elektronik, harus dapat ditelusur dari berbagai titik telusur, yaitu dari nama pengarang, judul, lembaga penerbit, maupun subjek.
-                Catalog majalah, catalog ini penting untuk menunjukkan judul-judul majalah yang dimiliki perpustakaan. Selain informasi mengenai judul diperlukan juga data-data tentang volume, nomor, dan tahun terbitnya agar pengguna dapat memastikan apakah ia akan menggunakan koleksi majalah perpustakaan tersebut atau harus mencari di perpustakaan lain yang memiliki volume/ nomor tertentu.
-                Indeks artikel majalah dan monograf analitik. Indeks tersebut biasanya memuat judul-judul artikel yang dikutip dari majalah dan buku/ monograf semacam prosiding, risalah dan lain-lain yang isinya terdiri dari atas artikel/ karya tulis. Indeks majalah / monograf analitik juga yang dilengkapi dengan abstrak, anatosi atau ringkasan karya tulis.
-                Bibliografi, fungsinya seperti Katalog atau indeks, ada bibliografi yang disusun menurut suatu cakupan subjek tertentu, ada pula yang memuat semua subjek terbitan dari suatu Negara. Bibliografi yang memuat judul-judul terbitan suatu Negara biasanya diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional, contohnya Bibliografi Nasional, sedang bibliografi yang disusun menurut cakupan subjek/ komoditas disebut bibliografi khusus, contohnya, Bibliografi ayam hutan, Bibliografi cabai keriting, lahan bermasalah dan sebagainya.
2.      Cara Menyusun Koleksi Di Rak Perpustakaan
Pilar yang pertama adalah koleksi, koleksi merupakan bagian dasar dari sebuah perpustakaan, tanpa koleksi perpustakaan tidak dapat berjalan, koleksi disini terdiri dari referensi, koleksi dewasa / umum, koleksi remaja / anak, koleksi serial (seperti koran, majalah, jurnal), dan koleksi lainnya. banyak masyarakat enggan untuk membaca karena dipengaruhi oleh beberapa faktor sebagai berikut :
-                Koleksi-koleksi yang ada tidak up to date , maksudnya adalah koleksi-koleksi yang ada merupakan koleksi puluhan tahun yang lalu, sehingga tidak sesuai lagi untuk dibaca, mengingat kondisi jaman yang selalu berubah, padahal seiring dengan keberadaan zaman, koleksi-koleksi yang ada harus ditambah.
-                Terbatasnya sumber-sumber koleksi (buku-buku) yang ada di perpustakaan, mengakibatkan kurangnya pengguna perpustakaan untuk berkunjung ke perpustakaan apalagi membaca buku di perpustakaan.
-                Keadaan buku yang tidak layak pakai lagi/rusak, sehingga tidak memungkinkan untuk dibaca., dan lain sebagainya.
Faktor tersebut harus dapat dibaca dan dirasakan oleh pengelola perpustakaan untuk dapat mencari solusi yang terbaik dalam meningkatkan minat baca mahasiswa.


[1] Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah, PT Bumi Aksara Jakarta : 2005 hal. 12

[2] Ibid, hal. 124

[3] Ibid, hal. 125

[4]  Ibid, hal 29.

[5]  Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah,...hal 127

[6] Ibid, hal 127

[7] Ibid hal 127

[8] Ibid hal 128

[9] Sholeh, Kepustakawanan Indonesia:Bunga Rampai…, hal 27

[10] Ibid, hal 129

[11] Ibid, hal 129

[12] Ibid, hal 130

[13] Ibrahim bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah,... hal 132

[14] Ibrahim bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah,... hal 134

[15] Ibrahim bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah,... hal 134

[16] Ninis Agustini Damayani, “Interpersonal Skill Dalam Pelayan Perpustakaan”, jurnal studi perpustakaan dan informasi, vol. 1, No. 1 juni 2005. hal 24

[17] Ibid, hal 26

[18] Ibid, hal 29

[19] Ibid hal 30

[20] Sulistyo, Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, hal 42

[21] Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah, hal 143

[22] Sulistyo, Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan,...hal 42